Mere tid hos kunderne – mindre tid på kontoret

Jesma havde brug for at hjælpe deres teknikere af med tidskrævende registreringsarbejde i forbindelse med serviceopgaver hos kunderne.

"Vi lagde opgaven i hænderne på balance.as, og resultatet er blevet en integreret løsning, hvor teknikerne bruger mobiltelefonen og deres bærbare computer til at indberette og holde sig ajour med de opgaver, de skal løse," siger Uffe Sudergård, teknisk chef, Jesma, og fortsætter:

"Vores medarbejdere bruger nu flere arbejdstimer på at løse opgaver hos kunderne og færre hjemme på kontoret. Balance.as har gennem hele projektet arbejdet fleksibelt og konstruktivt med fokus på at levere den rigtige løsning."

"Balance.as har gennem hele projektet arbejdet fleksibelt og konstruktivt med fokus på at levere den rigtige løsning."

Uffe Sudergård, teknisk chef, Jesma

Besøg Jesmas hjemmeside

Automatisk registrering og planlægning

Jesma beskæftiger sig med udvikling, produktion og salg af vægte og andet måleudstyr. Virksomheden har en stor serviceafdeling, der står for kalibrering og vedligeholdelse af vægte ude hos kunderne. Indtil for nylig brugte Jesma en ældre version af Dynamics NAV, som ikke havde noget servicemodul. Dette gav begrænsninger på følgende områder:

REGISTRERING AF SERVICE. Serviceteknikerne registrerede deres arbejde på et jobkort i papirform. Visse af registreringerne på jobkortet blev overført til en separat måleudstyrsdatabase, som ikke havde forbindelse til Dynamics NAV.

PLANLÆGNING AF SERVICE. Det var ikke muligt at planlægge serviceteknikernes arbejde i Dynamics NAV. Planlægningen skete derfor manuelt ud fra data i måleudstyrsdatabasen.

Desuden blev servicerapporter udfyldt på papir under selve servicebesøget. Rapporterne er kundernes dokumentation for den udførte kontrol og for, at måleudstyret er i orden.

Krav til nyt system

Jesma's hovedkrav til det nye system var:

Alle data vedr. måleudstyr og service skulle være tilgængelige i Dynamics NAV.
Servicerapporter og jobkort skulle kunne udfyldes elektronisk

Servicerapporter skulle kunne oprettes ud fra skabeloner og auto-udfyldes med de data, der allerede findes i systemet
Kunderne skulle have adgang til deres servicerapporter på et extranet
Serviceteknikernes registreringer på jobkort'ene skulle være integeret sammen med Dynamics NAV.
Serviceteknikernes opgaver skulle kunne overskues via en fælleskalender.

Godt overblik og tilgængelighed

Serviceopgaver planlægges og styres nu i Dynamics NAVs Servicemodul. Opgaverne synkroniseres med serviceteknikernes Outlook-kalendere og mobiltelefoner, så teknikerne altid har overblik over deres opgaver. Servicekoordinatoren skaber sig overblik over opgaverne ved hjælp af teknikernes Outlook-kalendere og en fælles kalender i Dynamics NAV.

Serviceteknikerne udfylder elektroniske servicerapporter og jobkort, mens arbejdet udføres. De elektroniske formularer er tilgængelige på et Sharepoint-baseret intranet, der tilgås via en bærbar PC med trådløs forbindelse. Hvis der ikke er netværksforbindelse på arbejdsstedet, kan servicerapporterne udfyldes lokalt og senere gemmes på intranettet.

Servicerapporterne gemmes dels på intranettet og dels som PDF på et extranet, hvor kunden kan se sine servicerapporter. Jobkort oprettes automatisk ud fra de serviceopgaver, der er oprettet i Dynamics NAV. Når et jobkort er udfyldt, sendes alle data til Dynamics NAV, hvor de gemmes og uden videre kan bruges til fakturering, lønberegning mv.